Information om GDPR för Tejarpsdalens samfällighetsförening
Den 25 maj 2018 träder en EU-gemensam förordning för hantering av personuppgifter i kraft, som heter GDPR (General Data Protection Regulation). Den ersätter PuL, den svenska personuppgiftslagen som trädde i kraft 1998 och som reglerar hantering av personuppgifter.
Övergripande beskrivning
GDPR har tagits fram för att skydda medborgarnas rättigheter avseende hantering och spridning av personuppgifter. Nuvarande svenska PUL är grunden till GDPR och merparten av PUL återfinns i GDPR. Det förekommer en hel del olika begrepp när man pratar om GDPR och här listas de som berör dig som är medlem i Tejarpsdalens samfällighetsförening.
Personuppgiftsansvarig
Den personuppgiftsansvarige bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig är styrelsen för Tejarpsdalens samfällighetsförening som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till. Kortfattat är alla som hanterar personuppgifter i styrelsen (medlemsregister, fakturor mm) personuppgiftsansvariga.
Personuppgift
Medlemsregistret hanterar förhållandevis små mängder persondata och det är viktigt att skilja på vanliga och känsliga personuppgifter. Det finns inga fält i medlemsregistret som kan fyllas med känsliga personuppgifter. För att kunna bedriva lagstadgad verksamhet och förvalta Tejarpsdalens samfällighetsförenings gemensamhetsanläggning Vinninge GA:5 upprätthåller föreningen en medlemsförteckning med kontaktuppgifter till Tejarpsdalens samfällighetsförenings medlemmar. De uppgifter som lagras är namn på samtliga ägare, adress, fastighetsbeteckning. Registren förvaras digitalt i styrelsens persondatorer samt i molntjänster hos SpeedLedger. I verksamheten används uppgifterna för medlemsfakturering, informationsutskick, samt vid fastställande av rösträtt och debiteringslängd vid årsstämman. Vi enstaka tillfällen hämtar föreningen in personnummer som behövs vid ansökan om betalningsföreläggande och redovisning av arvoden till Skatteverket. För att hantera påminnelser och betalningsförelägganden samarbetar Tejarpsdalens samfällighetsförening med Lindorff som är specialiserade på denna typ av tjänster. Uppgifterna lagras endast på de formulär som sänds till Lindorff och Skatteverket. Du som är registrerad i medlemsregistret för Tejarpsdalens samfällighetsförening har från och med den 25 maj 2018 rätt att få en kopia på alla uppgifter som finns lagrade om dig, även sådant som eventuellt lagras i fritextfält i medlemsregistret.
Samtycke
Samtycket till registrering av personuppgifter är en av de viktigaste nyheterna i GDPR. För dig som ägare till en fastighet inom Tejarpsdalens samfällighetsförening är detta däremot inte tillämpbart. I och med att en fastighet överlåts så blir du också automatiskt delägare i Tejarpsdalens samfällighetsförening som förvaltar den gemensamt ägda anläggningen Vinninge GA:5. I samband med ett ägarbyte registreras de uppgifter som krävs för att vara en registrerad medlem i Tejarpsdalens samfällighetsförening. Där framgår också vad uppgifterna skall användas till. Tejarpsdalens samfällighetsförening behöver inte inhämta samtycke från nuvarande eller ny fastighetsägare då ett ägande av en fastighet också innebär en del i den gemensamt ägda anläggningen Vinninge GA:5.
Personuppgiftsincident
Om ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av personuppgifter inträffar så måste den personuppgiftsansvarige dokumentera incidenten och anmäla den till Datainspektionen inom 72 timmar. Vid eventuellt dataintrång i någon del av Tejarpsdalens samfällighetsförenings register upprättar styrelsen anmälan för alla våra medlemmar.
Registerutdrag
Du har som medlem i Tejarpsdalens samfällighetsförening från och med den 25 maj 2018 rätt att få en information om vilka personuppgifter som lagrats om dig. Detta avser sådana uppgifter som kan användas för att identifiera dig som person.
Radering
Om det saknas legitima skäl för att behålla personuppgifter registrerade om dig så har Du som medlem rätt att få alla personuppgifter som finns lagrade om dig raderade. Du har som tidigare ägare till en fastighet rätt att få dina uppgifter i medlemsregistret raderade, uppgifter som hänförs till bokföringsregler och redovisningsplikt kan inte raderas.
Mer information
Informationen tillhandahålls genom styrelsen för Tejarpsdalens samfällighetsförening. Frågor specifikt medlemsregistret hanteras av Håkan Petersson.
Allmän info om GDPR finns på
https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/